Muita gente sabe que administrar uma empresa traz muitos desafios e que enfrentá-los não é tão simples quanto parece. Uma prática que pode te ajudar muito, principalmente na hora de lidar com a gestão de processos, é a organização.
Neste artigo, você terá algumas dicas para melhorar a organização de processos e, claro, a gestão da sua empresa. Não deixe de ler!
Gestão de processos: o básico
Antes de falar sobre como organizar a gestão de processos, que tal entendermos melhor o que eles são? Vamos lá: um processo empresarial é uma forma de sistematizar as atividades que vão ser desenvolvidas em sequência e de maneira ordenada para atingir um certo objetivo na empresa. Na prática, ele serve para determinar e antecipar o que deve ser feito, quem faz o que, o que é necessário para executar as tarefas e qual o prazo de cada uma.
Geralmente, as empresas têm vários objetivos e, por isso, você também precisa criar vários processos na gestão do seu negócio. Para evitar confusões e atingir todas as metas desejadas, é necessário colocar ordem nesses fluxos de atividades. Ou seja: você precisa de muita organização!
1. Trace e registre metas
Os processos são uma forma de sistematização de atividades para chegar aos objetivos traçados pela empresa. Por isso você deve definir bem quais resultados você quer atingir e como você pretende alcançá-los!
Todo empreendedor quer ser bem sucedido e nós queremos te ajudar nessa caminhada! Mas para organizar a gestão de processos em sua empresa, você precisa pensar de maneira prática e objetiva e colocar suas metas no papel.
Seja numa página em branco na tela do computador ou em uma folha de caderno, registrar o que você quer alcançar com os processos em sua empresa é indispensável para que você e a sua equipe possam acompanhar seus desenvolvimentos, ver o que está dando certo e o que pode ser mudado.
2. Divulgue suas metas
Para que a organização dos processos empresariais seja bem sucedida, é fundamental que os envolvidos saibam quais são os objetivos do negócio e como alcançá-los.
Por isso, compartilhe essas informações com a sua equipe e mostre a importância desses objetivos! Assim, os seus colaboradores vão se sentir incentivados para seguir um mesmo alinhamento e investir suas forças na mesma direção que você e os demais gestores, sabendo exatamente o que querem atingir e quando determinadas atividades devem ser feitas.
3. Faça um mapeamento dos processos
Um mapeamento bem feito pode te ajudar muito na organização dos processos. Eles são basicamente uma forma sistematizada de registrar o “como” chegar aos objetivos que citamos nos ítens acima.
Com o mapeamento, você vai identificar e ordenar as etapas de produção da sua empresa e como a sua equipe se relaciona com elas, contribuindo para alcançar as metas estabelecidas. Além disso, ele também te ajuda a melhorar a produtividade e a potencializar os ganhos do seu negócio.
4. Padronize as atividades
Agora que você já estabeleceu suas metas, montou seu mapeamento e divulgou ele para sua equipe, é hora de uniformizar as atividades. A padronização é uma medida eficiente para organizar praticamente tudo e isso não é diferente com os processos gerenciais.
Estabelecendo um padrão em seus documentos e formulários, por exemplo, seus colaboradores vão poder consultá-los, entender as informações de forma simples e trabalhar com mais agilidade. Assim, os objetivos são atingidos com eficiência! A padronização também te ajuda a diminuir os erros e as perdas na produção e a manter todo o time de colaboradores engajado com a gestão de processos.
Uma outra ação interessante é a de padronizar também os mapas de processos. Organizando as informações de uma mesma forma, fica mais fácil para você e os seus colaboradores acompanharem os diferentes mapeamentos e entender o desenvolvimento de cada processo. Isso também facilita a reorganização dos mapas caso você precise fazer alguma mudança.
Um mapeamento bem feito pode te ajudar muito na organização dos processos. Eles são basicamente uma forma sistematizada de registrar o “como” chegar aos objetivos que citamos nos ítens acima.
Com o mapeamento, você vai identificar e ordenar as etapas de produção da sua empresa e como a sua equipe se relaciona com elas, contribuindo para alcançar as metas estabelecidas. Além disso, ele também te ajuda a melhorar a produtividade e a potencializar os ganhos do seu negócio.
4. Padronize as atividades
Agora que você já estabeleceu suas metas, montou seu mapeamento e divulgou ele para sua equipe, é hora de uniformizar as atividades. A padronização é uma medida eficiente para organizar praticamente tudo e isso não é diferente com os processos gerenciais.
Estabelecendo um padrão em seus documentos e formulários, por exemplo, seus colaboradores vão poder consultá-los, entender as informações de forma simples e trabalhar com mais agilidade. Assim, os objetivos são atingidos com eficiência! A padronização também te ajuda a diminuir os erros e as perdas na produção e a manter todo o time de colaboradores engajado com a gestão de processos.
Uma outra ação interessante é a de padronizar também os mapas de processos. Organizando as informações de uma mesma forma, fica mais fácil para você e os seus colaboradores acompanharem os diferentes mapeamentos e entender o desenvolvimento de cada processo. Isso também facilita a reorganização dos mapas caso você precise fazer alguma mudança.
Fonte: Mastermaq
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